In der digitalen Buchhaltung eines Unternehmens finden verschiedene Prozesse statt, darunter die Digitalisierung von Belegen und ihre Archivierung. In diesem Zusammenhang wird oft auch das ersetzende Scannen angestrebt, also wenn nach der Digitalisierung die Originalbelege vernichten werden sollen. Diese Prozesse, einschließlich anderer buchhaltungsbezogener Aktivitäten, müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung in einer sogenannten „Verfahrensdokumentation“ detailliert beschrieben werden.
Nach Auffassung der Finanzbehörden gelten diese Anforderungen für alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, mit Ausnahme von Einzelunternehmern und Freiberuflern ohne Mitarbeiter.
Nachfolgend geben wir Ihnen die Antworten auf die wichtigsten Fragen und geben Ihnen am Schluss auch wichtige Tipps zur Erstellung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) schreiben die Erstellung einer umfassenden und korrekten Verfahrensdokumentation vor. Dies dient dazu sicherzustellen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabeordnung (AO) erfüllt werden.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung beschreibt die Verfahrensdokumentation den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Die Verfahrensdokumentation muss dabei alle Systeme und Prozesse abdecken, in denen steuerrelevante Informationen erzeugt oder verarbeitet werden. Dazu gehören die Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme, Zahlungssysteme, Belegverarbeitung, E-Mail-Programme, Archive und Schnittstellen zwischen den vorgenannten Systemen. Die Dokumentation enthält Informationen darüber, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden, sowie Sicherheitsmaßnahmen und interne Kontrollsysteme.
Digitalisierung von Belegen
Ein wichtiger Aspekt (wenn auch nicht der einzige) bei der Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung, die unvermeidlich die Digitalisierung möglichst aller Belege erfordert. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung ist dieser Vorgang ebenfalls aufzeichnungspflichtig und muss in der Verfahrensdokumentation auch genau dokumentiert werden. Bei einem elektronischen Dokument wäre das zum Beispiel die Entstehung des Dokuments, Herkunft der Informationen, seine die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie dessen Reproduktion.
Zu Klarstellung, die Beleg-Digitalisierung ist nicht der einzige Gegenstand der Verfahrensdokumentation: Sollten neben den digitalen Belegen beispielsweise weiterhin noch Papierbelege existieren, sind diese ebenso Teil der Verfahrensdokumentation wie auch alle anderen Systeme mit steuerlich relevanten Informationen.
Fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation?
Während einer Betriebsprüfung kann die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation von der Finanzverwaltung überprüft werden. Sollte bei dieser Prüfung keine angemessene oder eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Der Prüfer kann die gesamte Buchführung ablehnen und die Besteuerungsgrundlage schätzen.
Diese Vorgehensweise der Finanzverwaltung ist umstritten, da es keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gibt. Wenn die Buchführung inhaltlich korrekt ist und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen, wäre eine solche Schätzung durch den Betriebsprüfer vermutlich nicht ohne weiteres haltbar. Treten jedoch auch andere Fehler im Rahmen der Betriebsprüfung auf, die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erschweren (z.B. doppelte oder fehlende Rechnungsnummern, fehlende Belege usw.) wird dies von Seiten der Finanzverwaltung als Schätzungsbegründung künftig ausreichen.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Es gibt keine festen gesetzlichen Vorschriften für ihren genauen Aufbau. Die GoBD der Finanzverwaltung schlägt jedoch eine Gliederung in vier Teilbereiche vor (Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Download hier):
- Allgemeiner Teil (Dieser Umfasst die Beschreibung der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Pflichten, die Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation sowie Änderungen und Versionen)
- Anwenderdokumentation (In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse beschrieben, z. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten IT-Systeme)
- Technische Systemdokumentation (Dies umfasst die Beschreibung aller eingesetzten Systeme sowie Hard- und Software)
- Betriebsdokumentation (Hier wird der Einsatz der Systeme in den fachlichen Prozess, das interne Kontrollsystem und die Archivierung von Belegen beschrieben)
Wer erstellt die Verfahrensdokumentation?
Für die Erstellung und die laufende Aktualisierung der Verfahrensdokumentation ist jeder Unternehmer selbst verantwortlich. Der Steuerberater kann bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation unterstützen (siehe unten). Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorgaben bieten Musterverfahrensdokumentationen Orientierung für Unternehmen. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann mit Textverarbeitungsprogrammen erfolgen, aber auch spezialisierte Software kann nützlich sein, vorausgesetzt, sie lässt sich an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen.
Vorteile der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist nicht nur gegen das Finanzamt ein Absicherungsinstrument. Verstehen Sie den notwendigen Aufwand auch als eine Chance, um Ihre Verfahrensabläufe zu überdenken oder um intern eindeutige Reglungen zu schaffen. Auf diesem Weg führen Sie ein internes Kontrollsystem in Ihrem Unternehmen ein, in dem Sie Kontrollen, Kompetenzen und Berechtigungen organisieren und künftig durchsetzen. Und nebenbei stellen Sie eine sichere und unveränderbare Aufbewahrung Ihrer Unterlagen sicher.
Außerdem ist eine eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen ein wichtiges Informations- und Nachschlagewerk bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei der Vertretungsregelung.
Wie erstelle ich selbst eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation muss keine Doktorarbeit werden.
Nur wer es komfortabel haben möchte, kann auch auf eine Reihe spezialisierter Softwarelösungen zurückgreifen. Diese sind einerseits kostenpflichtig und andererseits eher für größere Unternehmen oder komplexere Geschäftsmodelle geeignet bzw. notwendig.
Im Internet finden sich alternativ aber auch einige kostenlose Musterverfahrens-Dokumentationen, die man als Vorlage für die eigene Dokumentation verwenden kann.
Der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) hat auf Initiative und mit Unterstützung verschiedener Wirtschaftskammern und -verbänden eine allgemeine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, Download hier.
Auch die Steuerberaterkammern haben verschiedene Musterverfahrensdokumentationen entwickelt, die man kostenlos im Internet herunterladen kann:
Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Download hier.
Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen, Download hier.
Unternehmen mit wesentlichen Barumsätzen und/oder Registrierkassen (z.B. Einzel- und Großhändler, Gastronomie, …) können sich an der folgenden Vorlage DFKA orientieren:
DFKA-Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung hier.
Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer eigenen Dokumentation noch unsicher sind, die Arbeit Ihnen zu zeitaufwendig ist oder insgesamt zu komplex erscheint, können Sie auch die fachliche Unterstützung des Steuerberaters heranziehen.
Unterstützung durch den Steuerberater
Falls Sie Unterstützung beim Erstellen der Verfahrensdokumentation benötigen, sind wir natürlich gerne für Sie da. Da die Verhältnisse und Systeme bei jedem Mandanten sehr unterschiedlich sind, setzt dies im ersten Schritt immer eine umfangreiche Aufnahme und Bewertung des Ist-Zustands in Ihrem Unternehmen voraus. Anschließend erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam eine maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation und helfen Ihnen auch, diese künftig aktuell zu halten.
Nach der Ist-Analyse erfolgt die Bestandsaufnahme, auf deren Basis wir mit Ihnen die erforderlichen weiteren Schritte und notwendigen Maßnahmen absprechen. Wie diese aussehen, hängt davon ab, ob Sie schon über eine Dokumentation (bzw. einen Teil davon) verfügen und inwieweit diese den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine vollumfängliche Prozessgestaltung handeln oder um die ganz gezielte Bearbeitung noch fehlender oder unvollständiger Teilbereiche. Auf Basis dieser Ergebnisse erstellen wir für Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation inklusive aller notwendiger Bestandteile.
Das Durchleuchten und Hinterfragen Ihrer bestehenden Prozesse mit unserer Erfahrung birgt dabei das Potential, Ihre Prozesslandschaft zu optimieren und führt so nebenbei oft zu Effizienzsteigerungen und Knowhow-Transfer in Ihrem Unternehmen.