Was ist „Digitale Buchführung“?
Manche verstehen unter der Digitalisierung von Abläufen oft nur einen Wechsel von einer Papierablage zu einer digitalen Speicherung ihrer Unterlagen. Die Modernisierung von Geschäftsprozessen mit DATEV Unternehmen Online bedeutet aber so viel mehr. Die Umstellung auf die digitale Buchführung bietet viele Vorteile, und zwar sowohl für Mandanten als auch den Steuerberatern.
Die Digitalisierung der Buchhaltung beginnt bei dem Belegaustausch und der Kommunikation zwischen Steuerberatern und Mandanten, führt zu einer effizienten Verarbeitung der Belege und elektronischen Informationen (z.B. Bankdaten), erlaubt zeitnah eine genaue Abbildung in der Finanz- und Lohnbuchhaltung, beschleunigt die Monatsabschlüsse und die Abschlussarbeiten zum Jahresende und stellt den Mandanten online eine Vielzahl monatlicher und jährlicher Auswertungen zur Verfügung.
Ganz nebenbei wird auch das Aktenarchiv (oder ggf. Aktenchaos) beim Mandanten in einen digitalen, gut organisierten Datenspeicher in der Datev-Cloud übertragen. Jeglicher Informationsaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatern kann fortan auf elektronischem Wege erfolgen, was Einsparungen bei Zeit, Druck- und Papierkosten ermöglicht. Zusätzlich benötigt der Mandant weniger Zeit für die Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater, da auch der „Pendel-Ordner“ wegfällt. Künftig holt sich der Steuerberater zudem die Bankauszüge digital von der Bank. Der gesamte Prozess der Buchhaltung wird somit digital und vereinfacht.
Um sicherzustellen, dass die digitale Zusammenarbeit reibungslos verläuft und für alle Beteiligten vorteilhaft ist, ist eine geeignete Plattform erforderlich. Eine ausgezeichnete Lösung hierfür ist DATEV Unternehmen online.
Was ist „DATEV Unternehmen online“?
DATEV Unternehmen online ist vereinfacht gesagt ein leistungsstarkes Programm, das den digitalen Austausch von Daten, Belegen und Dokumenten zwischen Steuerberatern und Unternehmen ermöglicht. Es ist eine umfassende Lösung, die verschiedene Unteranwendungen wie Belege online, Bank online, Kassenbuch online und mehr umfasst. Sie kann sowohl für die Finanzbuchführung als auch für die Lohnabrechnung genutzt werden.
Sowohl Unternehmen als auch Steuerberater können alle relevanten Dokumente in der DATEV-Cloud hochladen und sicher im DATEV Rechenzentrum speichern. Dies geschieht datenschutzkonform über den Belegtransfer, wobei die Verschlüsselung automatisch erfolgt. Die hochgeladenen Belegbilder und Daten sind anschließend jederzeit für beide Seiten zugänglich.
Welche Anforderungen stellt die digitale Buchhaltung an den Mandanten?
Umfangreiche Kenntnisse in der Finanzbuchführung sind auf Seiten des Mandanten nicht nötig. Die notwendigen Unterlagen wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie weitere Rechnungsdaten stellen Mandanten ihrem Steuerberater künftig nicht mehr auf Papier, sondern in digitaler Form zur Verfügung. Ihre Originalbelege bleiben im Unternehmen.
Die Grundvoraussetzung für die digitale Buchführung ist deshalb die Verfügbarkeit der Belege in elektronischer Form. Bereits digitale Dateien können einfach übertragen werden. Sofern die Belege noch nicht digital vorliegen, kann man diese scannen oder fotografieren. Außerdem benötigt man auf Mandantenseite einen normalen Internetzugang, über den alle Belege in die DATEV-Cloud im DATEV Rechenzentrum hochgeladen werden können.
Um sich bei DATEV Unternehmen online anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten:
- DATEV SmartLogin
- DATEV mIDentity.
DATEV SmartLogin
Der DATEV SmartLogin ist die häufigste Zugangsform für den Online-Zugang in die DATEV-Cloud. Hierbei handelt es sich um eine App, die entweder auf dem Smartphone (Android oder Apple) oder auf einem Tablet installiert werden kann. Dieses Zugangsmedium wird von der DATEV zudem kostenlos zur Verfügung gestellt. Um sich in einer DATEV-Online-Anwendung mit dem SmartLogin anzumelden, muss man nach dem Starten der Programme lediglich einen QR-Code über die SmartLogin-App scannen.
DATEV mIDentity
Die zweite Lösung für den DATEV-Online-Zugang ist die DATEV mIDentity. Bei DATEV mIDentity handelt es sich um einen USB-Stick mit eingebautem Smartcard Leser. Er funktioniert nur mit der eingelegten DATEV-Smartcard im Sim-Format. Da hierfür von der DATEV Hardwarekosten in Höhe von insgesamt 50 EUR anfallen, wird es von den Mandanten weniger angenommen. Für den Login bei DATEV Unternehmen online wird zunächst die Anwendung gestartet. Bei der Auswahl des Anmeldeverfahrens muss dann als Zugang der DATEV mIDentity ausgewählt und das eigene Passwort eingegeben werden.
Weitere Funktionen von DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen online unterstützt Sie zusätzlich bei Ihren täglichen Büroarbeiten, vom Zahlen der Rechnungen bis hin zur Suche nach Belegen und Informationen. Es ermöglicht auch einen umfassenden Überblick über Rechnungen, Belege und Bankkonten. Besonders relevant sind die Teilanwendungen „Belege online“ und „Bank online“. Hier können nicht nur Belege und Dokumente hochgeladen werden, sondern auch Bankverbindungen hinterlegt und verknüpft werden.
Die Vorteile von Belege Online/Bank Online sind die weitere Bearbeitung und Bezahlung der Belege: Offene Rechnungen werden erkannt und können direkt im Programm bezahlt werden. Ein Buchungsassistent unterstützt bei der Vorbereitung der Zahlungen. Außerdem können Mandanten ihre Kontoumsätze prüfen: Alle Kontoumsätze sind einsehbar, und Buchungen können direkt den passenden Belegen zugeordnet werden.
Zusätzliche Module wie „Auftragswesen online“ und „Kassenbuch online“ bieten weitere Möglichkeiten für die digitale Buchführung, darunter das Erstellen von Rechnungen und die elektronische Führung des Kassenbuchs.
Mit „DATEV Unternehmen online Lohn“ erfolgt die Erfassung wichtiger Lohndaten und Dokumente, wie Arbeitsverträge oder Lohnunterlagen, einfach online. Dies ermöglicht eine effiziente Lohnabrechnung und die Bereitstellung von Lohnauswertungen, wie Brutto-Netto-Abrechnungen und Personalkostenübersichten.
Oftmals werden das Programm DATEV Unternehmen Online und die verschiedene Untermodule verkürzt mit den drei Anfangsbuchstaben „DUO“ bezeichnet.
Die Vorteile von DUO im Überblick:
- Uneingeschränkter Zugriff: Steuerberater und Unternehmen können jederzeit auf alle Daten in der DATEV-Cloud zugreifen, darunter Belege, Dokumente und Auswertungen.
- Zeit sparen: Einmal hochgeladene Belege sind dauerhaft und mit wenigen Klicks abrufbar. Der Informationsfluss ist online schneller und kostengünstiger.
- Suchfunktion: Über DUO kann jeder hochgeladene Beleg und jedes Dokument mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden. Das Aktenchaos wird Geschichte.
- Ordnung: Unternehmen online strukturiert und ordnet alle Dokumente systematisch und bietet ein revisionssicheres Belegarchiv. Alle Auswertungen und Belege werden 10 Jahre archiviert.
- Aktualität: Kennzahlen und Auswertungen sind tagesaktuell und ermöglichen eine effektive Unternehmenssteuerung.
- Ressourcen sparen: Der Informationsaustausch erfolgt digital, wodurch Kopien von Dokumenten vermieden werden und die Zahl der Ausdrucke minimiert wird. Dies spart Papier-, Transport- und Portokosten.
- Sicherheit: Der Datenverkehr erfolgt sicher und verschlüsselt über die DATEV-Cloud, und alle Daten werden im DATEV Rechenzentrum sicher aufbewahrt und revisionssicher archiviert. Ein unsicherer Austausch von E-Mails und Datenträgern mit vertraulichen Informationen zwischen Unternehmen und Steuerberater wird vermieden.
- Belegerkennung: DATEV erfasst automatisch wichtige Informationen aus den Belegen mittels OCR, die dann mit der digitalen Form der Belege gespeichert werden.
Weitere Informationen zu DATEV Unternehmen Online
Informationen auf unserer Homepage
Ersetzendes Scannen mit DATEV Unternehmen Online
Das Ersetzende Scannen ermöglicht Ihnen die Originale Ihrer Buchungsbelege nicht mehr in Papierform aufzubewahren. Informieren Sie sich hierzu unter
www.datev.de/ersetzendes-scannen.